YES! Je bent gestart met je eigen bedrijf en hebt je ingeschreven bij de KVK (Kamer van Koophandel) en nu is het tijd om iedereen in de wijde wereld te laten weten dat je er bent. Daar hoort een website bij maar natuurlijk ook een e-mailadres bij. Het is niet verplicht maar het is wel zo handig als je een beetje professioneel voor de dag wil komen. Maar waarom een professionele, ik zet de voordelen even onder elkaar voor je.
Inhoudsopgave
Professionele uitstraling
Als ondernemer wil je natuurlijk professioneel eruit zien en dit wil je uitstralen. Dit is niet anders voor je zakelijke e-mailadres. Als jij nu op een netwerkevent staat en iemand vraagt om je e-mailadres dan wil je natuurlijk zeggen ‘info@seosharon.nl’ en niet ‘info.seosharon@gmail.com’. De eerste e-mailadres komt 10x professioneler over dan de tweede. Begrijp me niet verkeerd het kan wel maar als ik heel eerlijk ben dan zie ik een Gmail account of een Hotmail account meer voor privé gebruik dan voor zakelijk.
Ik zeg niet dat je niet met een Gmail of Hotmail account geen klanten krijgt maar het zou zo maar eens kunnen zijn dat je iets meer overtuigingskracht moet gebruiken om ze over de streep te trekken. Potentiële klanten kunnen je misschien minder serieus opvatten. En met een zakelijk e-mailadres met jouw eigen bedrijfsnaam laat zien dat jij vakkundig bent en professioneel.
Wat ook niet slim is om je internetprovider te gebruiken hiervoor (bv: ‘seosharon@ziggo.nl’). Stel dat je gaat wisselen van provider, dan ben je jouw e-mailadres kwijt en al je e-mails. Maar je moet ook al je zakelijke contacten op de hoogte stellen van de wijziging. Oude zakelijke contacten kunnen dan verloren gaan, waardoor je eventueel opdrachten mis kan lopen.
Professionele uitstraling is belangrijk!
Naamsbekendheid
Je bent je bedrijf natuurlijk begonnen om te laten zien dat dit jouw expertise is en je hier echt heel erg goed in bent. Een zakelijk e-mailadres staat natuurlijk veel mooier op een visitekaartje maar het is ook goed voor je naamsbekendheid. En nu denk jij, hoezo? Nou als (potentiële) klanten of zakelijke relaties naar jouw e-mailadres kijken en zien ‘info.sharon@gmail.com’ staan dan linken ze niet gelijk naar jouw bedrijf en dat is natuurlijk jammer. En wat helemaal naar is maar wel gebeurd is dat je zakelijke contact de e-mail niet eens opent en hem aanziet voor spam.
Wanneer jij jouw bedrijfsnaam verwerkt in jou zakelijke e-mailadres, zoals info@seosharon.nl, zorgt het voor naamsbekendheid omdat jouw bedrijf steeds in beeld te zien is.
En nu zie ik je denken maar als ik nu een e-mailadres aanmaak met mijn bedrijfsnaam voor de Gmail of Hotmail account. En dat kan je uiteraard ook gewoon doen en dat is niet fout. Maar als jij toch een website hebt dan hebben de meeste providers er een aantal gratis e-mailadressen bij zitten. Dus dan kan je net zo goed een zakelijk e-mailadres erbij nemen.
Zakelijk email koppelen
Tegenwoordig heeft iedereen een Gmail of een Hotmail account. En wist je dat je heel gemakkelijk je zakelijke e-mailadres kan koppel met één van deze twee accounts. Dit is natuurlijk superhandig want zo hoef je niet steeds apart in te loggen op twee verschillende mailboxen. Bij Gmail vind je bij instellingen ‘accounts en import’ en bij Hotmail staat er ‘verbonden accounts’. Hier kun je de mailboxen met elkaar verbinden. Maar denk er wel aan dat je vanaf je zakelijke e-mailadres verstuurd als je naar jou zakelijke contacten een mail wil versturen.
Beter overzicht tussen privé en zakelijke mails
Dit voordeel zorgt voor focus en een opgeruimde mailbox. Je houdt namelijk je privé e-mails en je zakelijke e-mails gescheiden van elkaar en dat is fantastisch voor je gemoedsrust. Als ondernemer krijg je gemiddeld 10 e-mails per dag. En dit varieert van offertes tot het beantwoorden van klanten en het ontvangen van nieuwsbrieven.
Het is natuurlijk niet overzichtelijk als tussen al deze belangrijke mailtjes ook nog allerlei privémail staat. De kans dat je tussen alle informatie namelijk een zakelijke e-mail mist of nog erger verwijderd is dan natuurlijk heel groot. En als je jou privé e-mail en je zakelijke e-mail gescheiden houdt heb je dit niet.
Mappen voor meer structuur in je e-mailbox
Breng structuur aan d.m.v. mappen
Om het allemaal nog opgeruimder en overzichtelijker te houden is het handig dat je structuur aanbrengt. Dit kun je heel goed doen door specifieke mappen aan te maken.
Je kan de e-mails dan beter sorteren. Bijvoorbeeld per klant of opdrachtgever, maar het kan ook voor een periode (maand, kwartaal) of juist weer op onderwerpen (nieuwsbrieven, offertes, inlogcodes). Dit is handig omdat je zo beter belangrijke e-mails kunt archiveren en weet je ze altijd weer te vinden.
Tip: extra zakelijke e-mailadres
Als je nu een heleboel nieuwsbrieven ontvangt, kun je deze ook laten binnenkomen op een aparte (extra) zakelijke e-mailadres.